Hinnangu andmise protsess

Kui hindaja on saanud RIHA-st teavituse uue hinnangu vajaduse kohta, siis esmalt on hindajana vaja veenduda, kas temapoolne kooskõlastuse andmine on üldse vajalik.

Kui on tegemist infosüsteemiga, mille puhul on kooskõlastuse protsess kohustuslik, siis tuleb infosüsteemi dokumentatsioon 20 tööpäeva jooksul (aga soovituslikult varem) üle vaadata ning sõltuvalt ilmnenud asjaoludest anda üks võimalikest otsustest:

• kooskõlastan,
• ei kooskõlasta või
• jätan läbivaatamata.

Hindaja tehtud otsust näeb infosüsteemi omanik kooskõlastuse küsimise arutelus sündmusena.

Kui hindaja on otsusele lisanud ka kommentaari, siis näeb infosüsteemi omanik otsust koos kommentaariga.

Positiivse otsuse („Kooskõlastan“) puhul ei ole hindajal täiendavaid tegevusi vaja teha.

RIHA määruse § 7 lg 8 võimaldab anda tingimusliku kooskõlastuse. Sel juhul tuleb kooskõlastuse küsimise arutelusse lisaks tingimisi kooskõlastuse otsusele lisada kommentaarina juurde ka seatud tingimused või märkused.

Ka infosüsteemi läbivaatamata jätmise korral tuleb kindlasti lisada ka põhjendus.

Kui infosüsteemi kirjelduses esineb niisuguseid puudusi, mis ei võimalda positiivset kooskõlastusotsust anda, vaatab hindaja infosüsteemi kohta esitatud kirjelduse enda pädevuse piires läbi ja algatab hindajate tagasiside blokis iga tuvastatud probleemi (nõuetele mittevastavuse) kohta uue arutelu. Kui kooskõlastuse küsija ei lahenda tõstatatud probleeme kooskõlastamise 20-tööpäevase kulgemisaja jooksul ära, märgib hindaja kooskõlastuse küsimise arutelus otsuseks „Ei kooskõlasta“. 

Arutelu pealkirjas tuleks probleemi olemus kompaktselt kokku võtta, arvestades, et arutelude pealkirjad on RIHA-s kõigile nähtavad, ning sisus esitada juba võimalikult täpne kirjeldus probleemi kohta, andes võimalusel ka täpsemaid suuniseid probleemi lahendamiseks (näiteks viide juhendile, millest kirjeldaja peaks lähtuma vms).

Kuigi praktikas püüavad hindajad suunata märkimisväärse osa infovahetusest e-kirjade tasandile, oleks jätkusuutlikumaks lahenduseks siiski infovahetuse organiseerimine RIHA kaudu, sest nii on võimalik toimunud infovahetusega olla kursis ka nendel hindajatel või kirjeldajatel, kelle postkasti see kirjavahetus ei jõudnud, aga kellel võib olla vaja asjakohase infovooga tutvuda mõne järgmise kooskõlastusetapi tarbeks.

Kui tõstatatud probleem on lahenduse saanud või on kirjeldajal probleemi kohta täpsustavaid küsimusi, lisab kirjeldaja konkreetset probleemi käsitleva arutelu alla uue kommentaari, mille kohta saavad e-kirja teel automaatse teavituse kõik selles arutelus varasemalt juba sõna võtnud kasutajad (sh arutelu algataja). Lahenduse leidnud probleemi korral annab kirjeldaja kommentaaris ülevaate tegevustest või muudatustest, millega probleem lahendati, viidates vajadusel ka muudetud või asendatud dokumentidele.

Kuigi ka kirjeldajal on võimalik probleemarutelu märkida lahendatuks, tuleks paremaks praktikaks lugeda viisi, kus arutelu märgib lahendatuks arutelu algatanud hindaja (pärast seda, kui on tutvunud esitatud lahenduse või selgitusega ning ka tema hinnangul on probleem lahendatud). See jätab avatuks ka võimaluse, et kui hindaja siiski ei ole pakutud lahendusega nõus, saab ta samas arutelus esitada täpsustavaid küsimusi või tuua välja täiendavaid lahendamist vajavaid nüansse. See omakorda annab nii hindajatele kui kirjeldajatele eelise, et ühe konkreetse probleemiga tegeletaksegi ühes jutulõimes, lisaks veel ka see kasu, et samasse arutelusse tehtud postitustest saavad e-kirjana teavitatud ka teised selles arutelus kaasa rääkinud kasutajad.

Hiljemalt 20 tööpäeva lõpuks arvates kooskõlastuse küsimisest annab kooskõlastuse lõppotsuse RIA hindaja, võttes arvesse kõigi ülejäänud hindajate otsuseid. Kui teiste hindajate otsused on positiivsed, saab RIA hindaja anda positiivse lõppotsuse ning sulgeb kooskõlastuse küsimiseks algatatud arutelu, vastasel juhul annab RIA hindaja negatiivse lõppotsuse. Hindajad võivad anda otsuseks ka „Jätan läbi vaatamata“. Niisugune otsus võib tuleneda kahest asjaolust – kas siis puudub konkreetsel hindajal pädevus hinnangu andmiseks (näiteks kui infosüsteem ei sisalda ruumiandmeid, aadressiandmeid ega kohanimede andmeid, siis ei kuulu selle infosüsteemi hindamine Maa-ameti hindaja pädevusse) või siis jätab hindaja infosüsteemi kirjelduse läbi vaatamata puuduliku dokumentatsiooni tõttu. Mõlemal juhul annab hindaja sellest hinnangu küsimise arutelus ka vastavalt teada. Kui infosüsteemi kirjeldus jäi läbi vaatamata puuduliku dokumentatsiooni tõttu, siis loetakse infosüsteem mittekooskõlastatuks. Sel juhul tuleb infosüsteemi omanikul aktiivsed probleemid lahendada ning algatada uus kooskõlastuse küsimise protsess.

Mida varem hindaja kooskõlastusmenetluses võimalikud probleemid aruteludena tõstatab, seda suurem on võimalus, et kirjeldaja jõuab veel sama menetluse raames tõstatatud probleemid lahendada ja sellest hindajatele omakorda märku anda. Nii aitab mõlemapoolne kiire ja efektiivne tegutsemine kaasa tulemuslikumale hindamisprotsessile, hoides lõppkokkuvõttes kokku nii kirjeldajate kui ka hindajate väärtuslikku tööaega.