Infosüsteemi dokumentatsioon peab väljendama asutatava või muudetava andmekogu põhiomadusi, eesmärki ning õiguslikku alust ehk karakteristikuid, mida sisuliselt hakkavad hilisema kooskõlastusprotsessi käigus hindama nõuete täitmist kontrollivad asutused. Tehnilise dokumentatsiooni koostamise kvaliteedist sõltuvad hilisema asutamise piirid, kuivõrd omadusi, mida pole tehnilises dokumentatsioonis välja toodud, andmekogul olla ei või.

RIHA kaudu kooskõlastamiseks esitatav dokumentatsioon peab olema eestikeelne, sest Eesti riigiasutuse asjaajamine toimub eesti keeles (keeleseaduse § 10 lõige 1), kuid RIHA-sse võib esitada ka võõrkeelset dokumentatsiooni.

Dokumentatsiooni plokki pannakse kirja 

  • infosüsteemi tehniline kirjeldus, 
  • arhitektuuridokument,
  • kasutatavad klassifikaatorid, viidetena RIHA varamus või mujal (nt klassifikaatorite nimistus) kirjeldatud klassifikaatoritele ning 
  • muud teistele jagamiseks mõeldud dokumendid (liidestamise juhend, teenuste kirjeldus, kasutusjuhendid jms). 

Dokumentatsiooni plokki saab andmeid laadida üles failidena või lisada viiteid veebiressurssidele. Faili suurus võib olla kuni 10 MB.

Nii veebilinkide kui ka failide puhul saab lisamisel või ka hiljem muutmisel märkida ka dokumendi liigi: arhitektuuridokument, andmekaitsealane mõjuhinnang, viide avaandmetele, kasutatav klassifikaator jne. Nii saab dokumentatsiooniga tutvuja või hindaja kiire esmase ülevaate lisatud dokumentatsiooni olemusest. Peatudes hiirega dokumendi või veebiviite uuendamise kuupäeval, kuvatakse ka vastava objekti lisamise kuupäev (kui see erineb muutmise kuupäevast).


Veebilinkide puhul saab vajadusel muuta lingi aadressi ning viidatud veebiressursi pealkirja, failide puhul saab lisada juurdepääsupiirangu, märkides sel juhul ka juurdepääsupiirangu aluse ning piirangu kehtivuse ajavahemiku.

Juurdepääsupiiranguga failide pealkirju näevad kõik RIHA kasutajad, kuid neid avada saavad ainult infosüsteemi omanik ning RIHA hindajad.

Infosüsteemi dokumentatsiooni koostamisel on mõistlik jälgida kooskõlastavate asutuste menetluskorda, mis on saadaval RIA veebilehel https://www.ria.ee/et/riigi-infosusteem/riha/kooskolastamine.html. Viidatud dokumentides on üksikasjalikult toodud välja ka õiguslikud alused, millele hindamise käigus tuginetakse ning asjaolud, mida hindamisel kontrollitakse.