Kooskõlastamine või registreerimine

RIHA-s registreerimise kohustus kehtib igale riigi, kohaliku omavalitsuse või muu avalik-õigusliku juriidilise isiku või avalikke ülesandeid täitva eraõigusliku isiku andmekogule, mis asutatakse ja mida kasutatakse seaduses, selle alusel antud õigusaktis või rahvusvahelises lepingus sätestatud ülesannete täitmiseks.

RIHA-s ei registreerita andmekogusid, millele juurdepääs on piiratud tulenevalt „Riigisaladuse ja salastatud välisteabe seadusest“. Ka X-tee alamsüsteeme ei registreerita RIHAs alates 2.09.2020 vaid X-tee iseteeninduskeskkonnas https://x-tee.ee/.

RIHA-s registreeritud andmekogud jagunevad 

• riigi infosüsteemi kuuluvateks andmekogudeks ja 
• riigi infosüsteemi mittekuuluvateks andmekogudeks.

Riigi infosüsteemi kuuluvad andmekogud, mis on

• registreeritud riigi infosüsteemi haldussüsteemis ning liidestatud infosüsteemide andmevahetuskihiga X-tee ja
• andmekogude pidamist kindlustavad süsteemid.

RIHA-s ei pea kajastuma andmekogu, mida asutus töötleb muul õiguslikul alusel (leping, nõusolek). See, esmapilgul ehk väheoluline erand, välistab vajaduse kanda RIHA-sse näiteks asjaolu, et asutuses peetakse eraldi failis ametnike sünnipäevade vms arvestust.

Kooskõlastamisele ja registreerimisele kuuluvad kõik andmekogud

• enne andmekogu asutamist,
• enne andmekogus kogutavate andmete koosseisu muutmist,
• enne andmekogu kasutusele võtmist ning
• enne andmekogu lõpetamist.

Kuna kooskõlastamise ja registreerimise protsessi käigus annavad kooskõlastajad RIHA keskkonnas hinnanguid ja tagasisidet infosüsteemi kirjelduse ja dokumentatsiooni kohta, nimetatakse RIHA kasutajaliideses seda protsessi hindamiseks ja kooskõlastajaid hindajateks. 

Erandina registreeritakse ilma kooskõlastusmenetlust läbimata riigi infosüsteemi mittekuuluvad andmekogud, mis asutatakse ainult organisatsiooni sisemise töökorralduse vajadusteks või asutustevaheliseks dokumentide menetlemiseks, kui neid ei liidestata X-teega.  Registreerides RIHAs sellist andmekogu ning lisades sellele asjakohase märksõna (asutusesiseseks kasutamiseks), siis pärast kasutamise staatuse lisamist märgitakse selline infosüsteem automaatselt registreerituks. Infosüsteemide omanikud hinnanguid neile küsida ei saa (Hindajate tagasiside blokis ei ilmu ka nuppu „Küsi hinnangut“), kuid hindajad saavad vajadusel siiski lisada hinnanguid, millega sel juhul tuleb infosüsteemi omanikul ka tegeleda.

Menetluse käigus tekkinud küsimuste korral võib hindaja või registreerija pöörduda andmekogu kontaktisiku poole küsides lisateavet või -dokumente, seetõttu on oluline hoida andmekogu kontaktisikute andmed asja- ja ajakohasena.