KKK - korduma kippuvad küsimused
Miks kooskõlastatakse?Riigi infosüsteemile ning selles osutatavatele teenustele kohalduvad koosvõimet, isikuandmete kaitset, statistika tootmist, arhiivindust, ruumiandmete töötlust jm toetavad ja tagavad nõuded ning regulatsioonid. Et nõuete täitmist kontrollida, läbivad infosüsteemid elukaare peamistes etappides kooskõlastusmenetluse, milles kontrollitakse nõuete täitmist.
Millal kooskõlastatakse?

Infosüsteeme, mis on andmekogud, kooskõlastatakse

  • enne asutamist
  • enne kasutusele võtmist
  • enne andmekoosseisu muutmist
  • enne lõpetamist (sh andmekogu jagunemisel, andmekogude ühendamisel)
Kes kooskõlastavad?

Andmekaitse Inspektsioon, Maa-amet, Riigi Infosüsteemi Amet ja Statistikaamet, arhiiviväärtuslikke infosüsteeme kooskõlastab ka Rahvusarhiiv; täpsem info ja asutuste menetluskorrad.

Kooskõlastamise (arutelu) detailvaates on näha ka konkreetne isik, kes kommentaari või hinnangu on andnud.

Millal otsus tehakse?Kooskõlastajad peavad otsuse tegema 20 tööpäeva jooksul arvates kooskõlastamisele esitamisest. Otsuse lisamiseks ettenähtud viimast kuupäeva näeb hinnangu küsimise arutelus.
Millised hinnangud on infosüsteemile antud?

Kõik hinnangute pealkirjad on nähtavad avalikust vaatest, kuid sisu näevad lisaks hindajatele vaid infosüsteemi omaniku kirjeldajad (vt lisaks).

Kuidas saab aru, et infosüsteem on kooskõlastatud?

Kui kõik hindajad annavad kooskõlastava otsuse, siis loetakse infosüsteem kooskõlastatuks. Kui vähemalt üks lisatud otsustest on mittekooskõlastamine või läbi vaatamata jätmine puuduliku dokumentatsiooni tõttu, siis loetakse infosüsteem mittekooskõlastatuks.

Kas pärast hinnangu küsimist saab kirjeldusi muuta?Jah, ka pärast kooskõlastamisele esitamist on võimalik infosüsteemi metaandmetes muudatusi teha, et vigu parandada. Kui olete midagi parandanud või muutnud, lisage selle kohta ka kooskõlastamise algatamise arutellu kommentaar, et RIHA hindajad oleksid muudatusest teadlikud.

Infosüsteemile kooskõlastust taotleda on mõistlik siis, kui infosüsteemi kirjelduses on vastavalt infosüsteemi elutsükli etapile esitatud nõutud andmed ja dokumendid.

Kooskõlastamise protsessi algatamiseks tuleb minna Hindajate tagasiside plokki, valida sealt nupp Küsi hinnangut ning täita nõutud väljad, märkides, millises etapis infosüsteemile kooskõlastust küsitakse.

Tuleb tähele panna, et kooskõlastust ei saa küsida sellisele kooskõlastuse etapile, mis on juba aktiivse aruteluna üleval, näiteks kui olete juba küsinud hinnangut infosüsteemi kasutusele võtmiseks, siis niikaua, kuini seda arutelu ei ole RIA hindaja poolt suletud, ei ole võimalik sama tüüpi kooskõlastust uuesti küsida (vastav kooskõlastuse tüüp ei ole sel juhul valitav).

Infosüsteemile hinnangu küsimisel teeb RIHA sisestatud andmete eelkontrolli ning annab ülevaate, kas kooskõlastamiseks vajalikud väljad on täidetud ja millised puudused võivad kooskõlastamist takistada. Puuduste ilmnemisel tasub probleemsed punktid kriitiliselt üle vaadata ning kaaluda, kas on sel hetkel otstarbekas hinnangut küsida või tuleb eelnevalt kirjeldust täiendada.

Infosüsteemi kooskõlastamisele esitamine

Kõik hindajad ja infosüsteemi kontaktisikud saavad kooskõlastamise taotlusest meiliteavituse. Kuupäeva, mis ajaks peab infosüsteemi omanik hindajatelt otsused saama, näidatakse infosüsteemile hinnangu küsimise arutelu päises.

Infosüsteem on kooskõlastamisel ja kooskõlastamise tähtpäev on möödunud

RIHA-s antakse kooskõlastusi hinnangutena, mis koondatakse aruteludeks. Aruteludes saab küsida täpsemat nõu kooskõlastajalt või vastata konkreetsele küsimusele, mis kooskõlastajal tekkis. Arutelude kommentaarid on nähtavad infosüsteemi omaniku kirjeldajatele ning kõigile RIHA hindajatele. API-päringuga (nt https://www.riha.ee/api/v1/issues?filter=status,=,CLOSED,sub_type,isnotnull,null) saavad kõik RIHA kasutajad vaadata kooskõlastamise otsuseid, kuid kommentaarid on juurdepääsupiiranguga AvTS § 35 lg-e 1 punkti 9 ning AvTS § 35 lg-e 2 punkti 2 alusel.

Hindaja saab menüüribalt valikuga Hinda oma töölaualt vaadata missuguste infosüsteemide osas on hindamise protsess parasjagu pooleli.

HIndajale näeb rakenduse päises valikut Hinda

Hindaja õigust omamata saab sama ülevaate API-päringu abil: https://www.riha.ee/api/v1/issues?filter=status,=,OPEN,sub_type,isnotnull,null&size=30&sort=-creation_date

Hindaja töölaual esitatakse hetkel kooskõlastamisel olevate infosüsteemide nimed, küsitud kooskõlastuse tüüp ning otsuse tähtpäev. Kui kooskõlastamisele esitamisest on möödunud 30 päeva, siis juhtimaks hindajate tähelepanu, kuvatakse kuupäeva punaselt.

Hindaja töölaud

Veel on hindaja töölauale koondatud ka hindaja või tema asutusega seotud pooleliolevad arutelud.

Hindajaga seotud arutelud töölaual

Kui infosüsteemil on puuduseid, mille tõttu ei ole võimalik anda positiivset kooskõlastust, siis algatavad hindajad iga olulisema puuduse kohta eraldi arutelu, mille kohta saadetakse automaatselt infosüsteemi RIHA-s olevatele kontaktidele ka e-kirja teel teavitus. 

Oluline on tähele panna, et eespool nimetatud automaatne teavitus saadetakse infosüsteemi kontaktides märgitud adressaatidele, mitte sellele kirjeldajale, kes infosüsteemile hinnangut küsis. Seepärast on mõistlik, et hinnangu küsija oleks märgitud ka infosüsteemi kontaktisikuks.

Infosüsteemi kirjeldajal on võimalus küsida hindajalt täpsustusi, et probleemi lahendada. Kui probleem on saanud lahendatud, siis tuleb sellest ka vastavas arutelus kommentaarina märku anda ning seejärel võib märkida arutelu lahendatuks. Soovituslikult võiks arutelu märkida lahendatuks arutelu algatanud hindaja (pärast seda, kui on tutvunud esitatud lahenduse või selgitusega ning ka tema hinnangul on probleem lahendatud).

Kõikidest kommentaaridest, mis arutelu alla lisatakse, saavad teavituse kõik kasutajad, kes arutelus osalevad (sh arutelu algataja).

Iga infosüsteemi kohta algatatud arutelude sisu näevad ainult infosüsteemi omanik ning hindajad. Ülejäänud kasutajad näevad ainult arutelude pealkirju.