Kooskõlastamise protsess RIHA-s

RIHA-s antakse kooskõlastusi hinnangutena, mis koondatakse aruteludeks. Arutelule on võimalik vastata, et küsida täpsemat nõu hindajalt või vastata konkreetsele küsimusele, mis kooskõlastamisel tekkis. Arutelude kommentaarid on nähtavad ainult hindajatele ning infosüsteemi omaniku RIHA kirjeldajatele, avalikus vaates on nähtavad ainult arutelude pealkirjad. Kui olete infosüsteemi kontaktisik ja RIHAsse sisenenud ning arutelude sisu ei näe, siis pöörduge kasutajaõiguste saamiseks oma asutuse RIHA kirjeldajate poole (vt lähemalt juhendist).

RIHA arutelu tohib sulgeda vaid siis kui tõstatatud probleem saab infosüsteemis lahendatud või lepitakse kokku lahenduskäik ja fikseeritakse selle realiseerimise tähtaeg. Soovituslikult võiks arutelu märkida lahendatuks arutelu algatanud hindaja (pärast seda, kui on tutvunud esitatud lahenduse või selgitusega ning ka tema hinnangul on probleem lahendatud).

Kui olete enda infosüsteemi kirjeldamise lõpetanud ning soovite sellele kooskõlastust saada, siis tuleb toimida järgmiselt.

• Liikuge Hindajate tagasiside plokki.
• Valige Küsi hinnangut.
• Avanenud dialoogiaknas märkige, millist tüüpi kooskõlastust oma infosüsteemile küsida soovite.  NB! Sama tüüpi kooskõlastust ei saa samaaegselt mitu korda küsida!
• Sisestage kommentaariks vajalikud täpsustused (näiteks infosüsteemi kasutuselevõtmise kooskõlastuse taotlemisel võib märkida, et asutamise kooskõlastamisel tehtud ettepanekud on arvesse võetud).

RIHA kaudu saavad kõik RIHA hindajad kooskõlastamise soovist teavituse ning vaatavad infosüsteemi üle 20 tööpäeva jooksul.

Esitatud kirjelduse ja dokumentatsiooni läbivaatamise tulemusena

• infosüsteem kooskõlastatakse või
• keeldutakse kooskõlastamisest (koos põhjendustega).

Mõlemal juhul võidakse enne tulemuseni jõudmist küsida asja läbivaatamiseks täiendavaid selgitusi, dokumente jmt (seda tehakse kooskõlastamise perioodi sees). Kui dokumentatsiooni esitaja ei anna asja läbivaatamiseks vajalikke täiendavaid selgitusi või ei esita hindaja(te) küsitud täiendavat dokumentatsiooni kooskõlastamise perioodil (20 tööpäeva), võib hindaja kooskõlastamisest keelduda.

Kui infosüsteemil on puuduseid, siis lisavad RIHA hindajad puuduste kohta eraldi arutelud (iga olulisema puuduse kohta eraldi arutelu). Senikaua kuni kooskõlastavad asutused pole andnud enda kooskõlastust, siis ei ole ka infosüsteem korras ning seda asutada / kasutusele võtta / lõpetada või selle andmekoosseisu muuta ei tohi.

Kui olete puudused kõrvaldanud, siis lisage ka peamisesse kooskõlastamise arutelusse (pealkirjaga “Infosüsteemil puudub kooskõlastus”) selle kohta kommentaar.

Kui infosüsteemil puuduseid ei ole, siis lisavad kooskõlastajad teie algatatud arutelu alla kommentaari, et on infosüsteemi üle vaadanud ja kooskõlastanud. Dokumentatsioon loetakse kooskõlastatuks, kui selle on kooskõlastanud kõik asutused, kellele andmekogu dokumentatsioon kooskõlastamiseks esitati, seejuures võib kooskõlastus olla ka tingimuslik.

Kooskõlastajad võivad jätta andmekogu dokumentatsiooni läbi vaatamata, kui kooskõlastamisele esitatud dokumentatsiooni olulised puudused ei võimalda kooskõlastamise menetlust läbi viia või kui kooskõlastamine ei kuulu kooskõlastaja pädevusse. Niisugusel juhul teavitab kooskõlastaja sellest kooskõlastamisele esitajat 20 tööpäeva jooksul.

Näiteks kui andmekogu andmekoosseis ei sisalda ruumiandmeid (sh aadressiandmeid ja kohanimeandmeid), jätab Maa-ameti kooskõlastaja andmekogu dokumentatsiooni läbi vaatamata, sest see ei kuulu Maa-ameti pädevusse.

Kui andmekogu kasutusele võtmiseks või andmekogu andmete koosseisu muutmiseks on vajalik riigihanke läbiviimine, esitatakse andmekogu dokumentatsioon kooskõlastamiseks enne riigihanke väljakuulutamist ning riigihanke dokumentatsioon peab lähtuma kooskõlastatud andmekogu dokumentatsioonist.

Infosüsteemi kooskõlastavad Riigi Infosüsteemi Amet, Andmekaitse Inspektsioon, Statistikaamet, Maa-amet ja Rahvusarhiiv.

• Statistikaamet hindab ja kontrollib kooskõlastamisel andmekogude dokumentatsiooni vastavalt riikliku statistika seaduse § 9 lõike 2 punktile 4 ja § 29 lõikele 2.
• Riigi Infosüsteemi Amet hindab ja kontrollib kooskõlastamisel andmekogu dokumentat­siooni tehnilist vastavust, kogutavate andmete koosseisu ja allikate vastavust õigusaktiga kehtestatud nõuetele ning riigi infosüsteemi haldamise põhimõtete järgimist ja teeb kindlaks, kas ja milliseid põhiandmeid kogutakse.
• Andmekaitse Inspektsioon hindab ja kontrollib andmekogu dokumentatsiooni kooskõlastamisel andmekogu korralduslike ja infotehnoloogiliste nõuete, sealhulgas kogutavate andmete koosseisu ja allikate vastavust «Avaliku teabe seaduse» nõuetele, eelkõige andmekogu andmetele juurdepääsupiirangute kehtestamise vajadust või andmekogu andmete võimaliku avalikustamise kohustuse täitmist, ning «Isikuandmete kaitse seaduse» nõuetele, eelkõige vastavust isikuandmete töötlemise põhimõtetele ning andmekogu turvaklasside ja -meetmete piisavust.
• Maa-amet hindab ja kontrollib kooskõlastamisel andmekogu dokumentatsiooni korralduslike ja infotehnoloogiliste tingimuste vastavust ruumiandmete seaduses sätestatud ruumiandmete töötlemise, ruumiandmekogude haldamise ja ruumiandmeteenuste osutamise nõuetele.
• Rahvusarhiiv hindab ja kontrollib kooskõlastamisel andmekogu dokumentatsiooni tehnilist funktsionaalsust seoses arhivaalide eksportimise võimekusega vastavalt arhiiviseaduse §-dele 7 ja 8.

Enne infosüsteemi kooskõlastamisele esitamist on soovitatav tutvuda kooskõlastavate asutuste menetluskorraga, mis on saadaval RIA veebilehel https://www.ria.ee/riigi-infosusteem/andmepohine-riigivalitsemine-ja-andmete-taaskasutus/riha-ja-rihake. Viidatud dokumentides on üksikasjalikult toodud välja ka õiguslikud alused, millele hindamise käigus tuginetakse.