Uue infosüsteemi lisamine

RIHA-sse pannakse kirja riigi, kohaliku omavalitsuse või muu avalik-õigusliku juriidilise isiku või avalikke ülesandeid täitva eraõigusliku isiku infosüsteemid, mis asutatakse ja mida kasutatakse seaduses, selle alusel antud õigusaktis või rahvusvahelises lepingus sätestatud ülesannete täitmiseks. Teisiti öeldes, RIHAs registreeritakse kõik sellised infosüsteemid, mis on andmekogud avaliku teabe seaduse mõistes ja muud selliste infosüsteemidega seotud ja X-teega liidestatud asutuse hallatavad infosüsteemid.

Seega RIHA-sse tuleb kirja panna sisuliselt kõik riigi ja kohalike omavalitsuste infosüsteemid, samuti eraõiguslike isikute infosüsteemid, mis on seotud avalike ülesannete täitmisega, ja loomulikult kõik need infosüsteemid mis on või kavatsetakse liidestada X-teega.

Tasub tähele panna, et RIHA kaudu kooskõlastamiseks esitatav dokumentatsioon peab olema eestikeelne, sest Eesti riigiasutuse asjaajamine toimub eesti keeles (keeleseaduse § 10 lõige 1), kuid RIHA-sse võib esitada ka võõrkeelset dokumentatsiooni.

Uue infosüsteemi lisamiseks peab olema RIHA-sse sisseloginud ning kasutaja peab omama oma asutuses kirjeldaja õigust. Infosüsteemi eemaldamiseks tuleb saata e-kiri RIA kasutajatoele help@ria.ee.

Valides RIHA avalehelt Infosüsteemi haldamise plokist nupu Alustan, kuvatakse teile esmalt teie asutusega seotud infosüsteemide loetelu (kui niisuguseid on) ning lehe lõpus nupp Lisa uus. Avaneb uue infosüsteemi esmaste andmete sisestamise dialoog.

Kõik kolm andmevälja – infosüsteemi nimi, lühinimi ja eesmärk – on kohustuslikud väljad.

Nime väljale sisestage infosüsteemi ametlik täispikk nimi. Tihti tuleneb infosüsteemi nimi tema asutamise aluseks olevast õigusaktist.

Lühinime väljale sisestage kirjeldatava infosüsteemi nime lühivariant. Lühinimi võib sisaldada ainult ladina tähti, numbreid, punkti ja miinusmärki. Lühinime kasutatakse URL-i koosseisus, võimaldades veebilehitsejas pöörduda konkreetse infosüsteemi kirjelduse juurde (näiteks https://www.riha.ee/Infosüsteemid/Vaata/riha). Sellest tulenevalt peab lühinimi olema unikaalne ehk ei tohi langeda kokku mõne juba RIHA-s olemasoleva lühinimega. Võimalusel on mõistlik kasutada juba praktilises kasutuses väljakujunenud lühinime (kui niisugune on olemas), samas ei pruugi see alati olla võimalik, kui mõne teise infosüsteemi kirjeldamisel on vastav lühinimi juba kasutusse võetud (näiteks RIHA-s on kasutuses lühinimi eis, mis viitab Eksamite infosüsteemile, samas praktikas ollakse tihti lühendi EIS abil harjunud viitama hoopiski Eelnõude infosüsteemile).

Infosüsteemi eesmärgi lahtrisse tuleb lühidalt kirjeldada, mis eesmärgil infosüsteem luuakse. Tihti tuleneb eesmärgi sõnastus õigusaktist, mille alusel infosüsteem luuakse. Samas tasub eesmärgi sõnastamisel jälgida selle lihtsat ja arusaadavat loetavust ning panna tähele, et sõnastus ei oleks ka liiga pikk ja lohisev.

Võrdle:

• Registri pidamise eesmärgiks on andmete kogumine maksuseadustest ja teistest seadustest tulenevate ülesannete täitmiseks, arvestuse pidamine maksude tasumise õigsuse kontrollimiseks, maksude määramiseks ja sissenõudmiseks.
• Kalalaevade jälgimissüsteem on traalpüügi kontrolli ja järelevalve nurgakiviks.

NB! Andmekaitse Inspektsioon kontrollib hindamisel, kas RIHA-sse kantud eesmärk vastab seadusest tulenevale eesmärgile (kui viimane on olemas).

Kui need kohustuslikud väljad on täidetud ja salvestatud, saab asuda täpsustama infosüsteemi kirjelduse üksikasju klõpsates vastava ploki päises nupul Muuda.