Andmed

Andmete plokk sisaldab infot, milliseid andmeid infosüsteemis (andmekogus) töödeldakse. Infosüsteemi andmed jagunevad põhi- ja lisaandmeteks. Põhiandmed on infosüsteemi unikaalsed andmed, mille kogumine just selles infosüsteemis on seadusega sätestatud. Teised infosüsteemid enam samu andmeid koguda ei tohi, vaid peavad juba kogutud andmeid kasutama üle X-tee sellest infosüsteemist, kus need andmed on kogutud põhiandmetena. Infosüsteemi lisaandmed on kõik muud andmeväljad, mis on infosüsteemi töötamiseks vajalikud, sh kolmandatest infosüsteemidest saadud andmed.

RIHAs on andmed jagatud samuti kaheks: infosüsteemi kogutavad põhiandmed ning eraldi failina detailne andmekoosseis.

Andmete koosseisu kirjelduse lisamine on vajalik

riigi infosüsteemi osade omavahelise koosvõime parendamiseks,
dubleerivate andmekogumiste ja arenduste vältimiseks,
andmete (sh isikuandmete) töötlemise õiguspärasuse kontrollimiseks ja tagamiseks.

Detailse andmekoosseisu RIHAsse lisamisel on oluline järgmine:

esitatud võib olla ainult üks fail (vanemad andmekoosseisu versioonid tuleb eemaldada)
tuleb kasutada mallis näidatud struktuuri, vt täpsemaid juhiseid altpoolt
malli järgi koostatud fail tuleb salvestada csv-, xls- või xlsx-vormingusse
faili salvestamisel tuleb valida kodeeringuks Windows-1257 (Windows Baltic). CSV-faili kodeeringu seadmiseks MS Excelis valige File/Save As, sealt nupp Tools, edasi valikud Web Options, Encoding ja Windows Baltic.
faili suurus võib olla kuni 10 MB

Juhised andmekoosseisu kirjeldava faili koostamiseks:

Andmeobjektide keerulisema hierarhia kirjeldamiseks võib lisada veel vanemobjekte sisaldavaid veerge (andmeobjektide otsingutulemustes näidatakse hierarhiast vaid veergu „Vanemobjekt 1“).
Veergudes IA (isikuandmed), EIA (eriliigilised isikuandmed) ning PA (põhiandmed) tohib kasutada väärtusi „jah“ või „ei“.
Veerus Infosüsteem märgitakse lisaandmetel (kui PA on märgitud "ei") selle infosüsteemi nimi (RIHAs esitatud kujul), mille andmeid kirjeldatav andmeobjekt kasutab.
Veerus Kommentaar kirjeldatakse andmeobjekti sisu pikemalt lahti, kui see ei ole andmeobjekti nime alusel üheselt mõistetav. Kindlasti tuleb kommentaari väljale lisada selgitused võõrkeelsete või masinloetaval kujul olevate andmeobjektide nimede kasutamise korral.
Klassifikaatorite kasutamisel tuleb kasutatav klassifikaator märkida kommentaari väljal (samuti lisada viide kasutatavale klassifikaatorile Dokumentatsiooni plokki, valides dokumendi liigiks „Kasutatav klassifikaator“).

Eraldi võib andmete plokki sisestada kuni 10 kergesti hoomatavat andmekogusse kogutavat põhiandmeteks olevat andmeobjekti. Nii on võimalik tekitada parem arusaamine milliseid unikaalseid andmeid on võimalik infosüsteemist saada/pärida. Üks objekt võib koosneda ka mitmest sõnast. Uus objekt lisatakse nupule Lisa või klahvile Enter vajutamisega. Standardlahenduse kirjeldamisel tuleb see osa jätta täimata.

Elektroonilise dokumendihaldussüsteemi (DHS) registreerimisel tuleb andmete plokis esitada dokumendihaldussüsteemis kasutatavate metaandmete vastavus dokumendihaldussüsteemi metaandmete loendi kehtivale versioonile (vt kehtiva loendi dokumendis tabel lk 8-14). Võrdlustabelis on oluline märkida kas konkreetne metaanne on DHS-s olemas ja kohustuslik, DHS-s olemas ja mittekohustuslik või kas element puudub DHS-st. Vastavusdokumenti pole vaja lisada juhul, kui kasutatakse standardlahendust ning metaandmed on selles kasutusel täpselt samasuguselt nagu standardlahenduse dokumentatsioonis on esitatud. Võrdlustabeli täitmiseks saab kasutada jaotises "Materjalid RIHA kasutajale" olevat faili Metaandmeloendi_ja_DHSi_elemendid.