Andmed

Andmete plokk sisaldab infot, milliseid andmeid infosüsteemis (andmekogus) töödeldakse. Infosüsteemi andmed jagunevad põhi- ja lisaandmeteks. Põhiandmed on infosüsteemi unikaalsed andmed, mille kogumine just selles infosüsteemis on seadusega sätestatud. Teised infosüsteemid enam samu andmeid koguda ei tohi vaid peavad juba kogutud andmeid kasutama üle X-tee sellest infosüsteemist, kus need andmed on kogutud põhiandmetena. Infosüsteemi lisaandmed on kõik muud andmeväljad, mis on infosüsteemi töötamiseks vajalikud, sh kolmandatest infosüsteemidest saadud andmed.

RIHA-s on andmed jagatud samuti kaheks: infosüsteemis kogutavad põhiandmed ning eraldi failina detailne andmekoosseis. Põhiandmetena on kirjeldatud kuni 10 objekti, milliseid põhiandmeid infosüsteemis kogutakse, andes sel moel kiire nö ärilise ülevaate, milliseid unikaalseid andmeid on võimalik infosüsteemist saada.

Infosüsteemi täielik andmeobjektide koosseis, mis sisaldab nii põhi- kui ka lisaandmeid, esitatakse eraldi failina. Detailses andmekoosseisus näidatakse muuhulgas ka see, missugustest kolmandatest infosüsteemidest lisaandmeid saadakse, täpsem näide andmekoosseisu kirjeldamisest vt allpool.

Elektroonilise dokumendihaldussüsteemi (DHS) registreerimisel tuleb andmete plokis esitada dokumendihaldussüsteemis kasutatavate metaandmete vastavus dokumendihaldussüsteemi metaandmete loendi kehtivale versioonile (vt kehtiva loendi dokumendis tabel lk 8-14). Võrdlustabelis on oluline märkida kas konkreetne metaanne on DHS-s olemas ja kohustuslik, DHS-s olemas ja mittekohustuslik või kas element puudub DHS-st. Vastavusdokumenti pole vaja lisada juhul, kui kasutatakse standardlahendust ning metaandmed on selles kasutusel täpselt samasuguselt nagu standardlahenduse dokumentatsioonis on esitatud. Võrdlustabeli täitmiseks saab kasutada jaotises "Materjalid RIHA kasutajale" olevat faili Metaandmeloendi_ja_DHSi_elemendid.

Põhiandmetena saab sisestada kuni 10 kergesti hoomatavat objekti, mida mujal registrites ei koguta, nii on võimalik tekitada parem arusaamine, milliseid unikaalseid andmeid on võimalik infosüsteemist saada/pärida. Üks objekt võib koosneda ka mitmest sõnast. Uus objekt lisatakse nupule Lisa või klahvile Enter vajutamisega. Standardlahenduse kirjeldamisel tuleb see osa jätta täimata.

Sisestatud objektide arv on nähtav akna ülaosas. Maksimaalselt on võimalik sisestada 10 põhiandmete nimetust, vajadusel saate mõne objekti nimetuse ka kustutada.

Detailne andmekoosseis tuleb lisada csv, xls või xlsx failina, milles on eraldi märgitud ka põhiandmed. Kui andmeid ei kirjeldata täpselt malli järgi (fail peab olema csv, xls või xlsx-vormingus), siis selliseid faile ei indekseerita ja failis sisalduvaid andmeobjekte ei saa otsida andmeobjektide otsingu abil. Kui failis on kasutatud täpitähti, siis kuvatakse neid otsingutulemustes korrektselt vaid kodeeringu Windows-1257 (Windows Baltic) kasutamisel. Detailses andmete koosseisus antakse ülevaade kogu infost, sh klassifikaatorite ja nendes kasutatud väärtuste (kategooriate) kasutamisest, mida andmekogus hoitakse.

CSV-faili kodeeringu seadmiseks MS Excelis valige File/Save As, sealt nupp Tools, edasi valikud Web Options, Encoding ja Windows Baltic. Faili suurus võib olla kuni 10 MB.

Andmete koosseisu saab lisada failina või viitena veebiressursile (soovituslikult siiski failina, sest muidu ei kajastu andmeobjektid otsingus). Veebiressursi puhul saate panna kirja nii URL-i kui ka RIHA-s kuvatava pealkirja. Failide lisamisel tuleks jälgida, et faili nimi annaks ka selge ülevaate, mida fail sisaldab.

Failide ja viidete lisamise või uuendamise kuupäev ja kellaaeg kuvatakse faili või viite nime järel. Faili või viite lisamise kuupäeva kuvatakse kohtspikris (kui lisamise ja uuendamise ajad on samad, siis kohtspikrit ei kuvata).

Andmete koosseis on korrastatud andmeobjektide loetelu, mida infosüsteemis töödeldakse. Üldine nõue andmeobjektide nimekirjale on, et see peab ühtima andmete koosseisu aluseks olevas õigusaktis, näiteks põhimääruses, kirjeldatuga.

Andmete koosseisu kirjelduse lisamine on vajalik

riigi infosüsteemi osade omavahelise koosvõime parendamiseks,
dubleerivate andmekogumiste ja arenduste vältimiseks,
andmete töötlemise õiguspärasuse kontrollimiseks ja tagamiseks,
isikuandmete töötlemise õiguspärasuse üle järelevalve teostamiseks.

Andmekoosseisu kirjeldamiseks võib kasutada tabelarvutustarkvara (näiteks MS Excel), milles tuleb kasutada mallis näidatud struktuuri. Fail tuleb salvestada csv, xls või xlsx vormingus (täpitähtede kasutamisel peab faili kodeering olema Windows-1257). Klassifikaatorite kasutamisel tuleb kasutatav klassifikaator märkida kommentaari väljal.

Täpsemad soovitused andmekoosseisu faili kohta:

Andmeobjektide keerulisema hierarhia kirjeldamiseks võib lisada veel vanemobjekte sisaldavaid veerge.
NB! Andmeobjektide otsingutulemustes näidatakse hierarhiast vaid veergu „Vanemobjekt 1“.
Veergudes IA (isikuandmed), EIA (eriliigilised isikuandmed) ning PA (põhiandmed) tohib kasutada väärtusi „jah“ või „ei“.
Veerus Infosüsteem märgitakse selle infosüsteemi nimi (RIHA-s esitatud kujul), mille andmeid kirjeldatav andmeobjekt kasutab.
Veerus Kommentaar kirjeldatakse andmeobjekti sisu pikemalt lahti, kui see ei ole andmeobjekti nime alusel üheselt mõistetav. Kindlasti tuleb kommentaari väljale lisada selgitused võõrkeelsete või masinloetaval kujul olevate andmeobjektide nimede kasutamise korral.
Klassifikaatorite kasutamisel tuleb kasutatav klassifikaator märkida kommentaari väljal, samuti lisada viide kasutatavale klassifikaatorile Dokumentatsiooni plokki, valides dokumendi liigiks „Kasutatav klassifikaator“.