6. Kasutajate ja varade haldus

Haldus

Halduse alla on koondatud RIHAKEses varade kirjeldamise ja haldamisega ja asutuse kontaktide haldamisega seotud tugitegevused.

Andmehalduritel on võimalik:

vaadata kasutajaid ja nendega seotud varasid ning ühele kasutajale määrata varasid või vabastada määratud varadest, vt "Kasutajad ja nende varad";
eemaldada andmebaasist lõplikult ja taastada kustutatud varasid, vt "Kustutatud varade haldamine";
vaadata asutuse kontakte ning lisada uusi üldkontakte või muuta olemasolevaid, vt "Asutuse kontaktid"
lisada ja vaadata asutuse üldkontakti ning asutuse üldkontakti muuta, vt "Asutuse üldkontakti lisamine ja muutmine".

Kasutajad ja nende varad

Kasutajate ja nende varade vaatamiseks valida vasakmenüüst "Haldus" ning avanenud kaardilehelt valida "Kasutajad ja nende varad", misjärel avatakse kasutajate nimekiri ja neile määratud varade nimekiri.

Andmehalduritel on võimalik:

lisada uus kasutaja kasutades selleks nuppu "+ Lisa", vt "Andmestiku omanike lisamine, muutmine ja eemaldamine";
muuta olemasoleva kasutaja andmeid või talle määratud varasid vajutades selleks isiku nime lingile, vt "Andmestiku omanike lisamine, muutmine ja eemaldamine";
eemaldada kasutaja vajutades selleks isiku nime lingile, vt "Kasutaja eemaldamine";
vaadata omanikule määratud vara vajutades selleks vara nimetuse lingile, misjärel suunatakse konkreetse vara detailandmetele.

Kasutajate lisamine ja muutmine

Uue kasutaja lisamiseks vajutada kasutajate nimekirjas nupule "+"Lisa" või olemasoleva muutmiseks otsida isik nimekirjast üles ja vajutada kasutajate nimekirjas isiku nime lingile.

Enne kui otsustada, kas lisada varale uus omanik või muuta olemasolevat, tuleb veenduda, et seda isikut juba kasutajate nimekirjas ei ole. Nimelt, kui asutuse töötaja logib RIHAKEsse, siis ta juba lisatakse andmebaasi ning on siin nimekirjas nähtav, kuid talle ei ole mitte ühtegi vara määratud. Sellisel juhul tuleb otsida isik nimekirjast üles ning vajutada isiku nime lingile. Kui aga isikut nimekirjast ei leitud, siis lisada kõigepealt uus isik.

Tavakasutajaid saab lisada andmeomanikuks ka siis, kui neil veel ei ole varasid, linnutades vormil märkeruudu “Andmeomaniku õigustega kasutaja”.

Täita isiku andmed.

Väli	Selgitus
Isikukood	Kasutaja isikukood. Olemasoleva kasutaja andmete muutmise korral on mittemuudetav. Uue omaniku lisamisel on väli muudetav.
Eesnimi	Kasutaja eesnimi.
Perekonnanimi	Kasutaja perekonnanimi.
Amet	Kasutaja ametinimetus.
E-post	Kasutaja e-posti aadress. Kui kasutajal on e-posti aadress täidetud, siis lisab RIHAKE ta automaatselt ka kontaktide nimekirja (Halduse lehel jaotis "Kontaktid": Halda kontaktide andmeid), vt Asutuse kontaktid, ning kasutaja saab määrata andmestikule üldkontaktiks või andmete taaskasutamise teabekontaktiks, vt Andmestiku kontakt.
Telefon	Kasutaja telefoninumber.
Andmeomanike õigustega kasutaja	Välja linnutamisega saab tavakasutaja märkida andmeomanikuks ka siis, kui ta ei ole veel varasid. Märkeruudu täidab andmehaldur juhul, kui kasutaja ei ole veel seotud ühegi varaga (ei ole andmeomanik), aga ta hakkab vastutama RIHAKEses andmestiku eest ning temaga seotud andmestikku ei ole veel RIHAKEsse lisatud. Sellisel juhul annab andmehaldur tavakasutaja rolliga andmestiku omanikule märkeruudu linnutamisega andmeomaniku õigused. Andmeomanik saab juba ise oma andmestiku lisada - see vähendab andmehalduri töökoormust ja lubab andmeomanikul töötada oma tempos. Märge annab lisaks andmestiku lisamise õigusele ka kõik andmeomaniku õigused ( vt Kasutajad ja rollid). Märge ei ole aktiivne andmeomanikule, tavakasutajale andmehaldurile sellise kasutaja vaates, kes on seotud vähemalt ühe varaga.

Andmete salvestamiseks vajutada nupule "Salvesta". Kui salvestamine õnnestub, siis kuvatakse kasutajate ja nende varade nimekiri (vt "Kasutajad ja nende varad").

Seejärel vaadata üle isikule määratud varad. Varaga sidumiseks lisada vastava vara või mitme juures olevasse/-tesse märkeruutu/-desse linnuke/-sed ja klikata omanikuks lisamise nupul lehel all paremas nurgas. Kui isikule on varasemalt varasid määratud, siis varade nimekirja saab sorteerida omaniku veeru järgi leidmaks üles kiiresti need, mille omanikuks on isik määratud või need, mille omanik ta veel ei ole.

Vara seose omanikult eemaldamiseks lisada vastava vara või mitme juures olevasse/-tesse märkeruutu/-desse linnuke/-sed ja klikata omaniku eemaldamise nupul lehel all paremas nurgas.

Kasutaja eemaldamine

Kasutajat on mõistlik RIHAKEsest eemaldada siis, kui ta enam ei tööta selles asutuses. Kasutaja eemaldamiseks otsida isik nimekirjast üles ja vajutada kasutajate nimekirjas isiku nime lingile. Seejärel avatakse isiku andmete muutmise vorm, vt "Andmestiku omanike lisamine, muutmine ja eemaldamine". Vajutada nupule "Eemalda kasutaja", misjärel küsitakse kustutamise kinnitust.

Juhul, kui kustutatav andmeomanik on ainus, kes on varaga (andmestiku või sõnastikuga) seotud, siis selles kustutamise kinnituses antakse ka teada, et missugustel varadel ei ole ühtegi omanikku pärast selle isiku eemaldamist. Vastates kustutamise kinnitusele jaatavalt eemaldatakse isiku ja vara vahelised seosed ning eemaldatakse ka isik ise.
Juhul, kui kustutatav kasutaja on määratud mõne andmestiku üldkontaktiks või andmete taaskasutamise teabekontaktiks, siis kuvatakse vastav veateade ja kasutaja jääb eemaldamata,
Juhul kui kustutatav kasutaja on andmehaldur, siis kuvatakse veateade ja andmehaldurit ei kustutata. Andmehalduri kustutamiseks tuleb ta andmed konfiguratsioonifailist eemaldada.

Asutuse kontaktid

Asutusel võib olla mitu defineeritud üldkontakti ning lisaks sellele võib andmestiku kontaktina kasutada ka asutuse kasutajaid, kellel on olemas kontaktandmetena vähemalt e-posti aadress.

Asutuse kontaktide (nii üldkontaktide kui ka kasutajate) vaatamiseks valida vasakmenüüst "Haldus" ning avanenud kaardilehelt valida "Halda kontaktide andmeid", misjärel avatakse asutuse kontaktide nimekirja.

Andmehalduritel on võimalik:

lisada uus asutuse üldkontakt, kasutades selleks nuppu "+ Lisa uus kontakt", vt "Asutuse üldkontakti lisamine ja muutmine";
muuta olemasoleva asutuse üldkontakti, kasutades selleks pliiatsi ikooniga nuppu "Muuda", vt "Asutuse üldkontakti lisamine ja muutmine";
kustutada olemasolev asutuse üldkontakt, kasutades selleks prügikasti ikooniga nuppu "Kustuta", vt "Asutuse üldkontakti kustutamine";
muuta olemasoleva kasutaja kontaktandmeid, kasutades selleks pliiatsi ikooniga nuppu "Muuda", misjärel suunatakse konkreetse kasutaja andmete muutmise vaatesse, vt "Andmestiku omanike lisamine, muutmine ja eemaldamine";
määrata asutuse kontakti vaikimsi andmestiku üldkontaktiks, vt "Asutuse üldkontakti määramine vaikimisi kontaktis".

Asutuse üldkontakti lisamine ja muutmine

Asutuse kontakti lisamise eesmärk on võimaldada valida nende hulgast andmestikule üldkontakt või andmete taaskasutamise kontakt, vt "Andmestiku kontakt".

Asutuse kontakte on võimalik lisada:

Kontakt	Kontakti lisab üldkontaktide loetellu	Selgitus	Näide
Üldine	Andmehaldur	"+ Lisa uus kontakt" nupust avaneb lisamise vorm	Kasutajatugi
Isikuline	RIHAKE automaatselt	Kasutajad, kellele on lisatud kontaktandmed (vähemalt e-post), vt "Kasutajad ja nende varad"	Mari Maasikas

Asutuse üldkontakti lisamiseks vajutada asutuse kontaktide nimekirjas nupule "+Lisa uus kontakt" või olemasoleva üldkontakti muutmiseks otsida üldkontakt nimekirjast üles ja vajutada pliiatsi ikooniga "Muuda" nupule.Enne kui otsustada, kas lisada uus asutuse üldkontakt või muuta olemasolevat, tuleb veenduda, et sellist üldkontakti juba asutuse kontaktide kasutajate nimekirjas ei ole. Asutuse kasutajad, kellel on olemas e-posti aadress, lisatakse asutuse kontaktide nimekirja automaatselt ja selliste kontaktide muutmine toimub kasutajate haldusvaates.

Uue asutuse üldkontakti lisamiseks või olemasoleva muutmiseks tuleb sisestada kontakti andmed:

Väli	Selgitus
Kontakti nimi	Üldkontakti nimi.
Kontakti e-posti aadress	Üldkontakti e-posti aadress. Kui kasutajal on e-posti aadress täidetud, siis lisab RIHAKE ta automaatselt ka kontaktide nimekirja (Halduse lehel jaotis "Kontaktid": Halda kontaktide andmeid), vt Asutuse kontaktid, ning kasutaja saab määrata andmestikule üldkontaktiks või andmete taaskasutamise teabekontaktiks, vt Andmestiku kontakt.
Kontakttelefon	Üldkontakti telefoni number.

Andmete salvestamiseks vajutada nupule "Salvesta". Kui salvestamine õnnestub, siis kuvatakse asutuse kontaktide nimekiri (vt "Asutuse kontaktid").

Asutuse üldkontakti kustutamine

Asutuse üldkontakti kustutamiseks otsida üldkontakt nimekirjast üles ja vajutada kontaktide nimekirjas vastava üldkontakti juures olevale prügikasti ikooniga "Kustuta" nupule, misjärel küsitakse kustutamise kinnitust. Vastates kustutamise kinnitusele jaatavalt kustutakse asutuse üldkontakt. Andmestiku, teenuse ja andmestike sarjaga seotud kontakti kustutada ei saa.

Juhul, kui kustutatav üldkontakt on asutuse ainuke üldkontakt, kuvatakse vastav veateade ja üldkontakt jääb kustutamata. Igal andmestikul peab olema üldkontakt.

Asutuse üldkontakti määramine vaikimisi kontaktiks

Esimese kontakti lisamisel saab sellest kontaktist vaikimisi kontakt. Kuna igal andmestikul peab üldkontakt olema, siis on üks kontaktidest alati vaikimsi kontaktiks ning see lisatakse vaikimisi igale uuele andmestikule, vt "Andmestiku kontakt".

Vaikimisi andmestiku kontakti saab muuta asutuse kontaktide nimekirjas valides veerus "Andmestiku vaikimisi kontakt" vastava kontakti.

Kustutatud varade haldamine

Kustutatud varade ja objektide vaatamiseks ning liikide kaupa haldamiseks valida vasakmenüüst "Haldus" ja vajutada avanenud kaardilehel jaotises "Kustutatud varad" kuvatud nimekirjas soovitud vara liigile.

Iga vara detailvaates kuvatakse viimase 3 kuu jooksul kustutatud varade nimekiri. Varasid saab märgistada ühe rea kaupa või pealkirja märkeruudu märgistamisel kogu nimekirjana - seajuures märgistatakse filtreeritud nimekirjast ainult väljafiltreeritud kirjed.

Vara märgistamisel muutuvad aktiivseks lehe allosas olevad nupud "Kustuta" ja "Taasta". Valides "Kustuta", saab andmehaldur vara kustutada täielikult, s.t. füüsiliselt andmebaasist, kaasa arvatud kõik vara seosed. Valides "Taasta", saab andmehaldur taastada vara ja see kuvatakse tavapäraselt esialgses asukohas, juhul kui vara nimetus on unikaalne, s.t. vahepeal ei ole loodud sama nimega vara. Erandiks on ärisõnastiku termini taastamine, kus prügikastist taastamisel ei kontrollita termini nimetuse unikaalsust, sest sama kirjaviisiga võib olla mitu erineva tähendusega sõna. Andmestiku taastamisel ei taastata andmestiku seoseid andmeomanikega ega ülemandmestikke. Sõnastike taastamisel ei taastata sõnastiku kustutatud termineid ega seoseid. Termineid saab taastada juhul, kui ei ole kustutatud sõnastikku, kuhu nad kuulusid. NB! Klassifikaatori taastamisel tuleb taastada ka klassifikaatori kehtiv(ad) versioon(id), vastasel korral ei kuvata taastatud klassifikaatorit rakenduse nimekirjas.